Οι Βασικές Αιτίες Κατασπατάλησης Επαγγελματικού Χρόνου

Το μόνο που δεν μπορεί να ανακυκλωθεί, είναι ο χαμένος χρόνος.

Είναι γεγονός ότι όλοι χάνουμε χρόνο.  Οι περισσότεροι χάνουμε έως και 30 λεπτά ημερησίως από τον επαγγελματικό μας χρόνο απλώς χαζεύοντας στο διαδίκτυο ενώ τα social media, τα ειδησεογραφικά sites και οι άλλοι “πειρασμοί” έχουν κάνει την απώλεια χρόνου,  κοινό τόπο για όλους τους εργαζόμενους.

Ποια είναι η λύση; Η αύξηση της αυτογνωσίας σας και ο εντοπισμός των αφορμών που σας οδηγούν να χάνεται χρόνο, ώστε να διορθώσετε το πρόβλημα στη ρίζα του.

1. Χρονοβόρες Συνήθειες

Όλοι έχουμε χρονοβόρες συνήθειες που κάνουμε κάθε μέρα στη δουλειά μας. Ο χρόνος που αφιερώνουμε σε αυτές τις συνήθειες, κάποιες φορές είναι παραγωγικός αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις δεν είναι. Μπορεί να σπαταλάτε ένα τέταρτο συζητώντας με τους συναδέλφους με μια κούπα καφέ ή να ξεκινάτε τη μέρα σας διαβάζοντας τα νέα για 20 λεπτά κάθε πρωί. Σίγουρα τίποτα από τα παραπάνω δεν είναι καταστροφικό για την παραγωγικότητα κάποιου, αλλά αν αθροίσετε το χρόνο που δαπανάτε σε τέτοιες καθημερινές συνήθειες θα έχετε την απάντηση στη δημοφιλή ερώτηση “Πως πέρασε η μέρα πάλι σήμερα;”

Προσπαθήστε να γνωρίζετε πραγματικά πόσο χρόνο ξοδεύετε σε αυτές τις μικρές, καθημερινές συνήθειες, προτού αρχίσουν να επηρεάζουν την παραγωγικότητά σας.

2. Διάσπαση προσοχής

Κάτι καλά τεκμηριωμένο είναι ότι η προσοχή μας διασπάται πολύ εύκολα. Το να χαζέψει κανείς στο Facebook ή να ψωνίσει online, αντί να επικεντρωθεί στη λύση κάποιου σημαντικού προβλήματος είναι πολύ συνηθισμένο. Το πρόβλημα εντοπίζεται σε περισπασμούς που δεν μπορούν να αναγνωριστούν όπως το να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εμφανίζονται συνεχώς ή να πάρετε μέρος σε μια μεγάλη συζήτηση με συναδέλφους.

Το σημαντικό είναι να αναγνωρίσετε τι σας αποσπά τη προσοχή και να το περιορίσετε, ώστε να μην επηρεάζεται η παραγωγικότητά σας.

3. Επικοινωνία 

Η επικοινωνία είναι απαραίτητη και σε έναν ιδανικό κόσμο είναι αποτελεσματική. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι συναντήσεις και τα τηλεφωνήματα μπορούν να βελτιώσουν τη συλλογική παραγωγικότητα μιας ομάδας. Ωστόσο συχνά, αποτελούν αφορμές να χάνουμε χρόνο μακροσκελή e-mail που εξηγούν μια απλή ιδέα ή meetings που δεν είχαν λόγο να πραγματοποιηθούν.

Στοχεύετε σε πιο αποτελεσματική επικοινωνία, και αυξήστε την παραγωγικότητά σας.

4.  Άρνηση Προσαρμογής

Οι άνθρωποι έχουν διαφορετικούς λόγους να μην προσαρμόζονται. Μερικοί αρέσκονται σε γνώριμες μεθόδους και δεν τους αρέσουν οι αλλαγές, άλλοι εμμένουν σε διαδικασίες που έχουν σχεδιάσει παλαιότερα και δεν επιθυμούν να αλλάζουν τις προσεγγίσεις τους όταν αλλάζουν οι συνθήκες. Σε κάθε περίπτωση, το να μην προσαρμόζεστε στις συνθήκες εργασίας σας, κοστίζει χρόνο. Για παράδειγμα η αντικατάσταση της πρακτικής των φυσικών συναντήσεων με net-meetings είναι μια αλλαγή συνθήκης (εισαγωγή νέας τεχνολογίας) που μπορείτε να εκμεταλλευτείτε σε όφελος της διαχείρισης του επαγγελματικού σας χρόνου.

Φροντίστε να προσαρμόζεστε πρώτοι σε μεθόδους και διαδικασίες που βελτιώνουν την παραγωγικότητά σας!

5. Δουλεύοντας με λάθος προτεραιότητες

Ας υποθέσουμε ότι έχετε εντοπίσει και διορθώσει όλους τους παραπάνω λόγους για τους οποίους κάποιος μπορεί να χάσει χρόνο κατά τη διάρκεια της εργασίας του. Δουλεύετε προσεκτικά και μεθοδικά. Είστε όμως σίγουροι ότι δίνετε προτεραιότητα στα σωστά καθήκοντα; Μήπως στο τέλος της ημέρας, ενώ έχετε εργαστεί χωρίς να χάσετε χρόνο, έχετε ολοκληρώσει ένα σωρό ασήμαντες εργασίες;

Προσπαθήστε να κατηγοριοποιήσετε τα καθήκοντά σας και να δώσετε προτεραιότητα σε εκείνα που είναι πραγματικά σημαντικά.

Σε κάθε περίπτωση, η επίγνωση είναι η αρχή της λύσης. Μόλις αναγνωρίσετε τις πηγές της δικής σας συμπεριφοράς κατασπατάλησης του εργασιακού χρόνου, θα μπορείτε να βελτιώσετε τα χρονοδιαγράμματά σας και την οργάνωση χρόνου σας και κατά συνέπεια να γίνετε πολύ πιο παραγωγικοί.