Ποιες Είναι οι βασικές Προϋποθέσεις για να Πιστοποιηθείτε με ISO 9001;

Αν η πιο συχνή ερώτηση που δεχόμαστε για την πιστοποίηση μιας επιχείρησης με το ISO 9001 είναι “Πόσο κοστίζει“, ή δεύτερη σε συχνότητα αφορά σίγουρα τις προϋποθέσεις για τη πιστοποίηση. Σε αυτό το άρθρο επιχειρήσαμε να απαντήσουμε σύντομα και κατανοητά στην συγκεκριμένη ερώτηση.

Στη γλώσσα των προτύπων, οι προϋποθέσεις λέγονται απαιτήσεις. Το πρότυπο ISO 9001 είναι ένα σύνολο καταγεγραμμένων απαιτήσεων για τα συστήματα ποιότητας. Ποιες είναι αυτές;

1. Νομιμοποιητικά Έγγραφα

Στην αρχή της επιθεώρησης για την πιστοποίηση ενός οργανισμού, οι επιθεωρητές ζητούν συνήθως να ελέγξουν τα νομιμοποιητικά έγγραφα. Αυτά είναι η έναρξη, το καταστατικό και οι απαιτούμενες κατά περίπτωση άδειες. Φροντίστε να βρίσκονται έτοιμα προς επιθεώρηση πριν από την ημέρα της επιθεώρησης.

2. Πολιτική Ποιότητας – Οργανόγραμμα / Περιγραφές Καθηκόντων

Η Πολιτική Ποιότητας είναι ένα έγγραφο που δεσμεύει την επιχείρηση για τον προσανατολισμό της στις αρχές του ISO 9001. Εντάσσεται και αυτή στις προϋποθέσεις ISO 9001. Θα πρέπει να βρίσκεται αναρτημένη σε αρκετά σημεία στον επιθεωρούμενο χώρο και να είναι ενημερωμένο όλο το προσωπικό για το περιεχόμενό της. Ομοίως θα πρέπει όλοι στην επιχείρηση να γνωρίζουν το οργανόγραμμα, ένα έγγραφο που περιγράφει την οργανωτική δομή της επιχείρησής σας. Για κάθε μια από τις θέσεις εργασίας που ορίζεται στο οργανόγραμμά, θα πρέπει ακολούθως να υπάρχει και η αντίστοιχη περιγραφή καθηκόντων.

3. Διαχείριση Εγγράφων & Αρχείων

Η Διαχείριση Εγγράφων & Αρχείων (ή Διαχείριση τεκμηριωμένων πληροφοριών όπως λέγεται στην τελευταία έκδοση του ISO 9001) είναι μια απαίτηση. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να οριστεί συγκεκριμένος τρόπος που δημιουργούνται και αναθεωρούνται τα έγγραφα του Συστήματος Ποιότητας. Συνηθίζεται τα υπάρχει ένας κατάλογος εγγράφων και συγκεκριμένη κωδικοποίηση για κάθε έγγραφο ή αρχείο

4. Πλαίσιο Λειτουργίας – Διαχείριση Διακινδύνευσης

Θα πρέπει να ορίσετε το Πλαίσιο Λειτουργίας της επιχείρησής σας, δηλαδή να ορίσετε με ποιους αλληλεπιδράτε ως επιχείρηση, πως τους επηρεάζετε και τι προσδοκίες έχουν από εσάς. Επίσης θα πρέπει να έχετε καταγράψει τους κινδύνους και τις απειλές που αντιμετωπίζετε ως οργανισμός.

5. Δείκτες & Στόχοι

Είναι σημαντικό να έχετε ορίσει συγκεκριμένους δείκτες για τις σημαντικότερες από τις λειτουργίες της επιχείρησής σας. Τέτοιοι δείκτες είναι για παράδειγμα ο αριθμός παραπόνων, αριθμός βλαβών, οι ώρες εκπαίδευσης ανά εργαζόμενο κα. Θα πρέπει να προσδιορίζετε τον ακριβή τρόπο μέτρησης και να θέτετε στόχους σε περιοδική βάση. Η επίδοση της επιχείρησης στους συγκεκριμένους δείκτες και η ικανότητά της να επιτυγχάνει τους στόχους της, αποτελεί ουσιαστικά μια ποσοτικοποίηση της προσπάθειας που κάνετε.

6. Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων

Σε περίπτωση που δεν έχετε ασχοληθεί με το προσωπικό σας μέχρι τώρα, θα πρέπει σίγουρα να υλοποιήσετε κάποιες διευθετήσεις πριν την πιστοποίηση. Φροντίστε να έχετε κάνει:

• Καταγραφή των εκπαιδευτικών αναγκών του έτους
• Προγραμματισμό και καταγραφή των εκπαιδεύσεων
• Μέτρηση της ικανοποίησης των εργαζομένων
• Αξιολόγηση επίδοσης των εργαζομένων
• Αξιολόγηση των υποψήφιων εργαζομένων

7. Συντηρήσεις Εξοπλισμού – Διακριβώσεις Οργάνων

Οι συντηρήσεις του εξοπλισμού και οι διακριβώσεις των οργάνων μέτρησης είναι από θεμελιώδη ζητήματα της διαχείρισης ποιότητας εν γένει και φυσικά του προτύπου ISO 9001. Φροντίστε να έχετε στη διάθεσή σας πριν από την πιστοποίηση, ένα πρόγραμμα συντηρήσεων όλων το μηχανημάτων καθώς και το μητρώο των υλοποιημένων συντηρήσεων για κάθε ένα από αυτά. Επίσης βεβαιωθείτε ότι όλα σας τα όργανα μέτρησης (π.χ μετροταινίες, ζυγαριές, θερμόμετρα κ.α) έχουν διακριβωθεί προσφάτως.

8. Αγορές & Πωλήσεις

Οι αγορές και οι πωλήσεις σας, θα πρέπει να είναι οργανωμένες και να υποστηρίζονται από εντυπολογία. Για τις αγορές είναι σημαντικό να κάνετε περιοδικά αξιολόγηση προμηθευτών και να έχετε μια λίστα εγκεκριμένων προμηθευτών. Θα πρέπει επίσης να τους ζητάτε το δικό τους πιστοποιητικό ISO 9001 καθώς και τυχόν αναλύσεις ή φύλλα ελέγχου ποιότητας αν το αντικείμενο το απαιτεί. Για τις πωλήσεις θα πρέπει να έχετε φτιάξει μια τυποποιημένη προσφορά, να έχετε αρχείο προσφορών και να διασφαλίζετε ότι ανασκοπούνται οι απαιτήσεις των πελατών σας αναφορικά με το προϊόν ή τις υπηρεσίες που προσφέρετε.

9. Ικανοποίηση Πελατών – Διαχείριση Παραπόνων

Η μέτρηση ικανοποίησης πελατών και η διαχείριση των παραπόνων είναι δύο σημεία που θα σταθούν οι επιθεωρητές κατά τη διάρκεια της πιστοποίησης. Θα πρέπει να έχετε έτοιμα προς επιθεώρηση τις διαδικασίες που ακολουθείτε για να υλοποιήσετε τις ενέργειες αυτές καθώς και τα αποτελέσματα του τελευταίου έτους.

10. Εσωτερικές Επιθεωρήσεις – Ανασκοπήσεις από τη Διοίκηση

Θα πρέπει να είστε σε θέση να αποδείξετε ότι στην επιχείρησή σας υλοποιούνται εσωτερικές επιθεωρήσεις με σκοπό τον έλεγχο εφαρμογής όσων καταγράφονται στο σύστημα ποιότητας. Επίσης θα πρέπει να υπάρχει αρχείο των ανασκοπήσεων που κάνει η Διοίκηση στο σύστημά σας δηλαδή τεκμήρια ότι η ανώτατη βαθμίδα του οργανισμού λαμβάνει γνώση των επιδόσεων του.

11. Μη συμμορφώσεις – Διορθωτικές Ενέργειες

Οι μη συμμορφώσεις είναι τα καταγεγραμμένα συμβάντα αποτυχίας ως προς την ικανότητα τήρησης των απαιτήσεων προτύπων, νόμων ή και διαδικασιών που έχετε ορίσει. Είναι σημαντικός δείκτης και οπωσδήποτε θα πρέπει να έχει οριστεί τρόπος διευθέτησης όταν εμφανίζονται τέτοιες αστοχίες. Οι Διορθωτικές ενέργειες είναι στις προϋποθέσεις ISO 9001, θα πρέπει να καταγράφονται και φυσικά να υλοποιούνται.

12. Διαδικασίες Παραγωγής

Τελευταία σε αυτό το άρθρο αλλά ύψιστης σημασία απαίτηση – προϋπόθεση για να πιστοποιηθείτε με το ISO 9001 είναι να έχετε καταγεγραμμένες διεργασίες παραγωγής. Φροντίστε να έχετε τυποποιήσει τις διαδικασίες αυτές. Θα πρέπει να έχετε ορίσει σαφείς αρμοδιότητες, ελέγχους και δείκτες ποιότητας, να υπάρχει ιχνηλασιμότητα και φυσικά να μπορείτε να αποδείξετε όλα τα παραπάνω με τεκμηριωμένες πληροφορίες.

Αν και η εγκατάσταση ενός συστήματος ISO 9001 είναι μια επίπονη διαδικασία τα οφέλη είναι πολλαπλάσια και αξίζουν τον κόπο. Σε κάθε περίπτωση, με την βοήθεια ενός εξειδικευμένου συμβούλου, είναι βέβαιο ότι θα καταφέρετε να φτάσετε στην πολυπόθητη πιστοποίηση και να μετρήσετε τις δυνάμεις σας στα μέτρα ενός διεθνώς αναγνωρισμένου προτύπου.