Ηλεκτρονικό ISO - 5+1 τρόποι να φτιάξετε ένα Ηλεκτρονικό Σύστημα Ποιότητας

Ηλεκτρονικό ISO: 6+1 τρόποι να φτιάξετε ένα Ηλεκτρονικό Σύστημα Ποιότητας

Ηλεκτρονικό ISO – Μας το ζητήσατε, σας παρουσιάζουμε τους τρόπους που μπορείτε να το φτιάξετε!

Σε προηγούμενο άρθρο από το blog μας έχουμε καταγράψει τα οφέλη ενός ηλεκτρονικού συστήματος ποιότητας. Ενός ηλεκτρονικού ΙSO όπως συχνά μας το ζητάτε.

Με την χρήση λογισμικού αντί των εντύπων έχετε σημαντικά οφέλη:

  • Δυνατότητα συμπλήρωσης εντύπων απομακρυσμένα από smartphones, tablets κλπ.
  • Μείωση πολυπλοκότητας / αυτοματοποίηση διαδικασιών
  • Μείωση των εντύπων
  • Άμεση ανάλυση δεδομένων
  • Δυνατότητα διάδρασης με διαδικτυακές υπηρεσίες (π.χ google maps, viber, gmail)
  • Αυτοματοποίηση Διαδικασιών RPA (Robotic Proccess Automation)

Πως όμως μπορείτε να φτιάξετε το δικό σας ηλεκτρονικό ISO;

Τι επιλογές έχετε και τι πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα έχει κάθε μια;

Σε αυτό το άρθρο επιχειρούμε να απαντήσουμε σύντομα, απλά και περιεκτικά.

Τρόπος 1 για Ηλεκτρονικό ISO: Microsoft Office

Ναι μπορείτε να φτιάξετε ηλεκτρονικό ISO με τον ταπεινό Microsoft Office. Μπορείτε να φτιάξετε ένα ολόκληρο σύστημα ποιότητας στο One Drive και να κάνετε διανομή στους χρήστες ανά Διαδικασία. Χρησιμοποιώντας Microsoft Forms μπορείτε να αντικαταστήσετε τα έντυπα, με το excel μπορείτε να αναλύετε τα δεδομένα σας,  με το Visio μπορείτε να φτιάξετε όμορφα διαγράμματα ροής. Αν θέλετε μπορείτε να φτιάξετε υποσυστήματα σε βάσεις δεδομένων της access (πχ βάση δεδομένων συντήρησης)  και φυσικά να κρατάτε ημερολόγια ποιότητας.

Πλεονεκτήματα: Δεν αλλάζει το περιβάλλον εργασίας για τους εργαζόμενους, Δεν απαιτείται εταιρία μηχανοργάνωσης, μόνο ένας σύμβουλος που να ξέρει να χειρίζεται καλά το Microsoft Office.

Μειονεκτήματα: Δεν υπάρχει κάποιος εύκολος τρόπος αυτοματοποίησης των Διαδικασιών (triggers).

 

Τρόπος 2: Google Apps

Αν χρησιμοποιείτε στην επιχείρησή σας Google Apps for business μπορείτε να κάνετε σπουδαία πράγματα. Αντίστοιχα με την υλοποίηση σε Microsoft μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Google Drive και να κάνετε διανομή στους χρήστες ανά Διαδικασία. Χρησιμοποιώντας Google Forms, Google Sheets, Google Calendars, Google Docs μπορείτε να κάνετε τα πάντα. Επιπλέον με το Google Data Studio μπορείτε να να οπτικοποιείτε Kpi’s σε πραγματικό χρόνο.

Πλεονεκτήματα: Δεν αλλάζει το περιβάλλον εργασίας για τους εργαζόμενους, Δεν απαιτείται εταιρία μηχανοργάνωσης, μόνο ένας σύμβουλος που να ξέρει Google Apps.

Μειονεκτήματα: Δεν υπάρχει κάποιος εύκολος τρόπος αυτοματοποίησης των Διαδικασιών (triggers).

 

Τρόπος 3: Appsheet

Το appsheet είναι μια πλατφόρμα δημιουργίας εφαρμογών χωρίς κώδικα. Πρόσφατα αγοράστηκε από την Google. Αυτό που κάνει το Appsheet μοναδικό είναι η δυνατότητα γρήγορης, ευέλικτης και προσαρμοσμένης στην επιχείρηση ηλεκτρονικού συστήματος ποιότητας που χρησιμοποιεί ως βάση δεδομένων google sheets, excel ή sql και δίνει τη δυνατότητα επιλεκτικής πρόσβασης στους χρήστες.  Με το appsheet μπορεί κανείς να φτιάξει εφαρμογή με την ίδια σχεδόν ευκολία που συντάσσει μια φόρμα σε word και να προσθέσει σε αυτή πάρα πολλές extra λειτουργίες (Barcode, QR code, and NFC scanning). Δείτε το profile μας στο Appsheet.

Πλεονεκτήματα: Ευελιξία, Ταχύτητα ανάπτυξης, Χαμηλό κόστος.

Μειονεκτήματα: Είναι δωρεάν μέχρι 10 χρήστες, Απαιτεί χρόνο εξοικείωσης.

 

Τρόπος 4: Click Up

To Click Up είναι μια πλατφόρμα για project management. Στην πραγματικότητα κάνει πολλά παραπάνω, έχοντας πλούσιο δωρεάν περιεχόμενο και πολύ οικονομικές συνδρομές. Προσφέρει  εύκολη αυτοματοποίηση διαδικασιών και εξαιρετική διασύνδεση με άλλες δημοφιλείς εφαρμογές. Μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα κάθε μια από τις βασικές δομές ενός συστήματος ποιότητας (Οργανόγραμμα, Διαδικασίες, Φόρμες) ή να εισάγετε με iframe δομές που έχετε δημιουργήσει με άλλες εφαρμογές. Προσφέρει απίστευτη  λειτουργικότητα στη δημιουργία αναφορών και μια αρκετά καλή εφαρμογή για κινητά.  Αν είστε μια μικρή επιχείρηση που θέλει ένα οικονομικό σύστημα πρέπει οπωσδήποτε να το αξιολογήσετε. Φτιάξτε έναν δοκιμαστικό λογαριασμό Click UP.

Πλεονεκτήματα: Πολύ μικρό κόστος, Ευκολία στη δημιουργία δομών,  Ελάχιστος χρόνος εγκατάστασης.

Μειονεκτήματα: Δεν έχει ελληνική έκδοση.

 

Τρόπος 5: Bitrix

To Bitrix είναι ένα CRM που είναι προσανατολισμένο σε αυτοματοποίηση διαδικασιών. Προσφέρει εργαλεία για κάθε μια από τις βασικές δομές ενός συστήματος ποιότητας (Οργανόγραμμα, Διαδικασίες, Φόρμες). Επιπλέον έχει εμβαθύνει σε κάποιες βασικές λειτουργίες (Πωλήσεις, Εργασίες, Τιμολόγηση, Αναφορές). Αν είστε μια μικρή επιχείρηση  που δεν έχει crm, πρέπει οπωσδήποτε να το αξιολογήσετε. Φτιάξτε έναν δοκιμαστικό λογαριασμό bitrix.

Πλεονεκτήματα: Crm+ISO 2σε1, Μικρότερος χρόνος εγκατάστασης, έτοιμες αυτοματοποιημένες διαδικασίες.

Μειονεκτήματα: Δεν έχει ελληνική έκδοση, Δεν προσφέρει εύκολη πρόσβαση στη βάση δεδομένων για οπτικοποίηση δεδομένων από τρίτες εφαρμογές, Μικρότερη ευελιξία.

 

Τρόπος 6: Με το υφιστάμενο CRM σας

Το CRM που χρησιμοποιείτε ίσως έχει δυνατότητες που δεν γνωρίζετε. Ίσως η εταιρία μηχανοργάνωσης που σας υποστηρίζει έχει αντιμετωπίσει το ζήτημα της εγκατάστασης ενός συστήματος ποιότητας και έχει έτοιμες λύσεις. Σε αυτή την περίπτωση ίσως είστε μια ερώτηση μακριά από τη λύση που χρειάζεστε

Πλεονεκτήματα: Δεν αλλάζει το περιβάλλον εργασίας για τους εργαζόμενους.

Μειονεκτήματα: Συνήθως είναι μεγάλο το κόστος δημιουργίας μιας φόρμας σε ένα υφιστάμενο CRM, Απαιτεί συνεργασία του σύμβουλου με τον υπεύθυνο μηχανοργάνωσης, Οι αναφορές και η πρόσβαση στα δεδομένα από τρίτες εφαρμογές κοστίζουν.

Τρόπος +1 για Ηλεκτρονικό ISO: Συνδυάζοντας όλα τα παραπάνω

Κάθε επιχείρηση είναι ξεχωριστή. Ανάλογα με την τεχνογνωσία της, το προσωπικό της τις διαδικασίες της και το μέγεθός της ίσως χρειαστεί να συνδυάσει κάποια από τα παραπάνω για να πετύχει ένα ηλεκτρονικό σύστημα ποιότητας που  ταιριάζει στον τρόπο λειτουργίας της.

 

Αν χρειάζεστε βοήθεια με το ηλεκτρονικό ISO,  επικοινωνήστε μαζί μας.

Η τεράστια εμπειρία της Enverse, εγγυάται την υλοποίηση της βέλτιστης λύσης για την επιχείρησή σας.

Τηλεφωνήστε μας στο 28 11 10 60 67 ή χρησιμοποιήστε την φόρμα επικοινωνίας και σύντομα κάποιος εξειδικευμένος συνεργάτης μας, θα επικοινωνήσει μαζί σας.

Leave a Reply